Angebote / Aufträge

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Das Modul dient der Erstellung und der Bearbeitung von Angeboten sowie der Erzeugung von Aufträgen auf der Grundlage eines vorhandenen Angebotes. Auch die Erstellung von Teil-Aufträgen ist möglich. Nutzen Sie insbesondere den Reiter Bewertung, um Prognosen hinsichtlich zukünftiger Umsatzerwartungen erstellen zu können.



Die Angebotsverwaltung kann über die Navigationsgruppe Fakturierung geöffnet werden.

Ein Verkaufsvorgang kann mit einem Angebot oder auch mit einem Auftrag gestartet werden.


Angebotsverwaltung1.jpg


Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Bereiche des Moduls:

Kopfbereich

Im Bearbeitenmodus sind in diesem Bereich folgende Informationen bzw. Elemente sichtbar:

Adr-Nr.
Hierbei handelt es sich um die Nummer der Adresse, die dem aktuellen Beleg zugeordnet ist.
...
Durch das Betätigen dieser Schaltfläche wird die dem Beleg zugeordnete Adresse von der Adressverwaltung geöffnet.
Beleg-Nr.
Die angezeigte Belegnummer setzt sich aus der laufenden internen Belegnummer, einem Trennstrich und der Versionsnummer des Beleges zusammen.
Firma
Hier wird je nach Adressart (Privatperson oder Firma) entweder Nachname und Vorname des Kunden oder der Firmenname angezeigt.
Infotext
Für das Hinterlegen einer internen Information in Bezug auf den aktuellen Beleg steht Ihnen dieses Eingabefeld zur Verfügung.
Version
In diesem Feld wird Ihnen die Versionsnummer des aktuellen Beleges angezeigt. Sie dient der Information und ist nicht editierbar.
Belegstatus
Der hier angezeigte Status entspricht dem Status, der im Reiter Belegstatus im Bereich Belegfreigabestatus gesetzt ist.
Schaltflächen mit Pfeil nach links und rechts
Wenn in Bezug zum aktuellen Beleg Nachfolgebelege existieren, so ist die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts aktiviert.
Ist ein Nachfolgbeleg wie z.B. ein Auftrag vorhanden, so wird dieser bei Betätigen der Schaltfläche geöffnet.

Inhalte der Reiter

Belegkopf

Der Reiter Belegkopf enthält die Eckdaten bezüglich dem zugeordneten Projekt sowie der Zuordnung des Ansprechparters, des Auftraggebers, der Rechnungsanschrift und der Lieferanschrift. Auch die Vorlauftexte für Angebot und Auftrag sind hier einsehbar und editierbar.

Belegpositionen

Innerhalb des Reiters Belegpositionen findet die eigentliche Erfassung und Bearbeitung eines Auftrages statt.

Belegfuß

Im Reiter Belegfuß sind Informationen zur Teilzahlungsvereinbarung sowie die Nachlauftexte des Beleges untergebracht.

Kalkulation

Im Reiter Kalkulation werden die für die Berechnung der Endsumme relevanten Teilsummen gegenübergestellt. Auch Informationen zu Transport und Versand sowie die Gegenüberstellung der Kosten nach HK2 und HK2.2. befinden sich in diesem Bereich.

Belegstatus

Im Reiter Belegstatus erhalten Sie einen Überblick zum Freigabestatus des Beleges, sowie Informationen zu Vorgänger- und Nachfolgebelegen.

Dokumente

Innerhalb der Auftrags- und Rechnungsverwaltung haben Sie die Möglichkeit einem Beleg Grafiken und OLE-Dokumente zuzuordnen. Dafür kann der Reiter Dokumente verwendet werden.

Wiedervorlage

Nutzen Sie den Reiter Wiedervorlage, um den Beleg im Rahmen der Aktivitätenverwaltung der aktuellen Adresse mit Ihrer oder der Wiedervorlage eines anderen Benutzers zu verknüpfen.

Bewertung

Der Reiter Bewertung steht Ihnen zur Beurteilung der Wahrscheinlichkeit der Auftragserteilung zur Verfügfung.

Buttons im Hauptfunktionsbereich

Buttons im Sichtmodus

Neu

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie ein neues Angebot erstellen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie zunächst in den Suchdialog der Adressensuche. Geben Sie hier die gewünschten Suchbegriffe ein, um im Suchergebnis der Suche die Adresse festzulegen, für die der Beleg erstellt werden soll.
Hinsichtlich der zu verwendenden Berechnungsart (Brutto oder Netto-Berechnung) sowie der zu verwendenden Zahlungs- und Versandart erhält der Beleg bei der Neuanlage seine Vorgaben direkt von den bei der Adresse hinterlegten Vorgaben.

Bearbeiten

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie

  • ein vorhandenes Angebot weiter bearbeiten oder aus dem Angebot einen Auftrag erstellen möchten
  • ein bereits abgeschlossenes Angebot einsehen oder drucken möchten

Die entsprechend der Sucheinstellungen gefundenen Belege werden je nach Status farblich gekennzeichnet. So kann man z.B. schnell erkennen, dass ein Angebot bereits einen Nachfolgebeleg (Auftrag) hat ist.

Kopieren

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf der Grundlage eines vorhandenen Beleges einen neuen Beleg erstellen wollen. Es hat keine Bedeutung, welcher Adresse der zu kopierende Beleg zugeordnet ist.
Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog Belegsuche, in dem Sie zunächst das zu kopierende Angebot durch entsprechende Eingabe von Suchkriterien festlegen müssen.
Nach Auswahl des gewünschten Beleges aus der Liste der gefundenen Belege wird dieser in die Angebotsverwaltung geladen.
Beantworten Sie den anschließendenn Dialog "Kopieren: Soll der Beleg ... kopiert werden" mit "Ja".
Beantworten Sie die nächste Abfrage, ob der bestehende Auftraggeber beibehalten werden soll je nach Erfordernis. Wird die Abfrage mit "Nein" beantwortet, so werden Sie in einem anschließenden Adressuch-Suchdialog zum Festlegen der neuen Adresse aufgefordert.

Löschen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen noch nicht gebuchten Beleg löschen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog Belegsuche. Legen Sie im Dialogfenster die gewünschten Suchkriterien fest und bestätigen Sie abschließend in der Liste der angezeigten Belege Ihre Auswahl.
Nach der Auswahl des Beleges werden Sie zur Beantwortung der Sicherheitsabfrage aufgefordert. Wird die Sicherheitsabfrage mit "Ja" beantwortet, so wird der ausgewählte Beleg und alle von ihm abhängigen Belege gelöscht.

Stapeldruck

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mehrere Belege auf einmal (im Stapel) auszudrucken. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in das Dialogfenster Stapeldruck. Innerhalb des Dialogfensters legen Sie fest, welche Belege gedruckt werden sollen.

Schließen

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Modul der Auftrags- und Rechnungsverwaltung geschlossen und Sie gelangen zurück in das Hauptmenü.

Buttons im Bearbeitenmodus

Version

Mit dieser Schaltfläche erstellen Sie eine neue Version (entspricht einer Kopie) des aktuellen Angebotes. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie mit geringstem Aufwand für Ihren Kunden zu einer anstehenden Thematik inhaltlich abweichende Angebote erstellen, ohne dass jeweils ein ursprüngliches Angebot überschrieben wird.

Auftrag

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie alle Positionen des Angebotes in einen Auftrag überführen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheinen folgende Abfragen:

  • Soll für dieses Angebot der Auftrag erstellt werden.
    Wird die Frage mit "Nein" beantwortet, so gelangen Sie ohne Änderungen in den Beleg zurück. Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, so gelangen Sie zum nächsten Dialog.
  • Sollen alle Positionen mit der ANZAHL (aktuell) an den Auftrags-Rechnungsvorgang übergeben werden (bei ANZAHL=ANZAHL(aktuell) kein Teil-Auftrag/-Rechnungen mehr möglich)?
    Wird die Frage mit "Nein" beantwortet, so gelangen Sie ohne Änderungen in den Beleg zurück.
Erstellen eines Teil-Auftrages
Wenn Sie nur aus ausgewählten Positionen des aktuellen Angebotes einen Auftrag erzeugen möchten, so gehen Sie bitte wie folgt vor:
  • Wechseln Sie innerhalb des Reiters "Belegpositionen" zum Reiter "Status"
  • Setzten Sie den Eingabefocus in die Spalte Anzahl (aktuell)
  • Setzen Sie bei allen Positionen, die nicht in den Auftrag übergeben werden sollen den Wert auf 0,00.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Auftrag und beantworten Sie alle nachfolgenden Benutzerdialoge mit "Ja".

Abschluss

Wird ein Angebot komplett d.h. mit allen darin enthaltenen Positionen an einen Auftrag übergeben, so erhält der Angebots-Beleg automatisch den Status geschlossen. Sie können diesen Status jedoch auch manuell setzen, indem Sie diese Schaltfläche betätigen. Nach dem Betätigen der Schaltfläche werden Sie in einem Sicherheitsdialog gefragt, ob der Status des Auftrages auf abgeschlossen gesetzt werden soll.Kursiver Text

Hinweis:
Angebote, deren Status abgeschlossen ist, werden in der Berechnung erwarteter 
Umsätze (z.B. in der Forecastliste) nicht mehr berücksichtigt.

eMail

Die Benutzung dieser Funktion setzt voraus, dass

  • in der Mitarbeiterverwaltung dem aktuellen Benutzer die Informationen eines eMail-Accounts hinterlegt wurde
  • das eMail-System in der Arbeitskonfiguration aktiviert wurde

Nach dem Betätigen der Schaltfläche werden Sie zunächst im Dialogfenster eMail-Suche zur Auswahl der gewünschten Empfänger-Emailadresse aufgefordert. Nach der Auswahl der eMail-Adresse erscheint die Abfrage: "Soll für die eMail ein Report verwendet werden?". Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, so werden Sie im nachfolgenden Dialogfenster zur Auswahl des gewünschten Reports aufgefordert.

SMS

Die Nutzung der Funktion setzt voraus, dass im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Gloable Systemvorgaben/Reiter eMail-SMS.Konfiguration für Belege im Bereich SMS-Konfiguration der SMS-Versand aktiviert und konfiguriert wurde.
Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in ein Dialogfenster zum Erfassen des zu versendenden SMS-Textes.

Drucken / ?

Bei Betätigung der Schaltfläche Drucken gelangen Sie bei entsprechender Konfiguration zunächst in den Auswahldialog für den zu verwendenden Report. Wählen Sie in diesem Dialog Ihre Reportauswahl, wählen das Druckziel aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Mit jedem Aufruf dieser Funktion wird der interne Druck-Zähler um Eins erhöht sowie das Druckdatum gespeichert.
Betätigen Sie die Schaltfläche ?, wenn Sie entweder das Layout eines Reports anpassen möchten oder eine Vorschau des Beleges erstellt werden soll.

Speichern

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die letzten Änderungen des Beleges in der Datenbank speichern möchten.

Zurück

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuellen Beleg schließen möchten, ohne die Auftrags- und Rechnungsverwaltung zu schließen. Falls die letzten Änderungen des Beleges noch gespeichert wurden, so werden Sie in einer Sicherheitsabfrage gefragt, ob die letzten Änderungen gespeichert oder verworfen werden sollen.

Schließen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Modul Auftrags- und Rechnungsverwaltung schließen möchten. Sollten zu diesem Zeitpunkt im Beleg noch nicht gespeicherte Änderungen enthalten sein, so werden Sie vor dem Schließen des Beleges in einem Sicherheitsdialog gefragt, ob die letzten Änderungen des Beleges gespeichert werden sollen.