Aufträge / Rechnungen / Gutschriften

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Das Modul dient der Erstellung und der Bearbeitung folgender Belegarten:

  • Auftragsbestätigung
  • Rechnung
  • Teilrechnung
  • Gutschrift
  • Abschlagsrechnung



Ein Auftrag kann aus einem Angebot entstehen oder am Beginn eines Verkaufsprozesses stehen.


Auftrag.jpg


Hinweis:
Je nach Konfiguration des Systems werden beim Speichern des Beleges die Waren nicht oder
automatisch im Lager reserviert.
Je nach Konfiguration des Systems wird beim Buchen einer Rechnung bzw. Gutschrift auch der
Lieferschein automatisch gebucht und gedruckt.


Kopfbereich

Im Bearbeitenmodus sind in diesem Bereich folgende Informationen bzw. Elemente sichtbar:

Adr-Nr.
Hierbei handelt es sich um die Nummer der Adresse, die dem aktuellen Beleg zugeordnet ist.
...
Durch das Betätigen dieser Schaltfläche wird die dem Beleg zugeordnete Adresse von der Adressverwaltung geöffnet.
Beleg-Nr.
Die angezeigte Belegnummer setzt sich aus der laufenden internen Belegnummer, einem Trennstrich und der Versionsnummer des Beleges zusammen.
Firma
Hier wird je nach Adressart (Privatperson oder Firma) entweder Nachname und Vorname des Kunden oder der Firmenname angezeigt.
Infotext
Für das Hinterlegen einer internen Information in Bezug auf den aktuellen Beleg steht Ihnen dieses Eingabefeld zur Verfügung.
Version
In diesem Feld wird Ihnen die Versionsnummer des aktuellen Beleges angezeigt. Sie dient der Information und ist nicht editierbar.
Belegstatus
Der hier angezeigte Status entspricht dem Status, der im Reiter Belegstatus im Bereich Belegfreigabestatus gesetzt ist.


Inhalte der Reiter

Belegkopf

Der Reiter Belegkopf enthält die Eckdaten bezüglich dem zugeordneten Projekt sowie der Zuordnung des Ansprechparters, des Auftraggebers, der Rechnungsanschrift und der Lieferanschrift. Auch die Vorlauftexte für Auftrag und Rechnung sind hier einsehbar und bearbeitbar.


Belegpositionen

Innerhalb des Reiters Belegpositionen findet die eigentliche Erfassung und Bearbeitung eines Auftrages statt.


Belegfuß

Im Reiter Belegfuß sind Informationen zur Teilzahlungsvereinbarung sowie die Nachlauftexte für Auftragsbestätigung und Rechnung untergebracht.


Kalkulation

Im Reiter Kalkulation werden die für die Berechnung der Endsumme relevanten Teilsummen gegenübergestellt. Auch Informationen zu Transport und Versand sowie die Gegenüberstellung der Kosten nach HK2 und HK2.2. befinden sich in diesem Bereich.


Belegstatus

Im Reiter Belegstatus erhalten Sie einen Überblick zum Freigabestatus des Beleges, sowie Informationen zu Vorgänger- und Nachfolgebelegen.


Dokumente

Innerhalb der Auftrags- und Rechnungsverwaltung haben Sie die Möglichkeit einem Beleg Grafiken und OLE-Dokumente zuzuordnen. Dafür steht Ihnen der Reiter Dokumente zur Verfügung.


Wiedervorlage

Nutzen Sie den Reiter Wiedervorlage, um den Beleg im Rahmen der Aktivitätenverwaltung der aktuellen Adresse mit Ihrer oder der Wiedervorlage eines anderen Benutzers zu verknüpfen.


Buttons im Hauptfunktionsbereich

Der Hauptfunktionsbereich am rechten Rand des Moduls enthält abhängig vom aktuellen Modus (Sichtmodus oder Bearbeitenmodus) verschiedene Schaltflächen. Die Beschriftung einzelner Schaltflächen (z.B. die Beschriftung Kom. + Res.) kann je nach Konfiguration des Systemes abweichen.


Buttons im Sichtmodus

Neu (Re)

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie zunächst in den Suchdialog der Adressensuche. Geben Sie hier die gewünschten Suchbegriffe ein, um im Suchergebnis der Suche die Adresse festzulegen, für die der Beleg angelegt werden soll.
Hinsichtlich der zu verwendenden Berechnungsart (Brutto oder Netto-Berechnung) sowie der zu verwendenden Zahlungs- und Versandart erhält der Beleg bei der Neuanlage seine Vorgaben direkt von den bei der Adresse hinterlegten Vorgaben.


Bearbeiten

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie

  • einen vorhandenen, noch nicht gebuchten Auftrag weiter bearbeiten oder als Rechnung buchen möchten
  • einen bereits als Rechnung gebuchten Beleg einsehen möchten

Die entsprechend der Sucheinstellungen gefundenen Belege werden je nach Status farblich gekennzeichnet. So kann man z.B. schnell erkennen, dass eine Rechnung bereits gebucht ist.


Neu (Gu)

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine Gutschrift erstellen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie zunächst in den Suchdialog der Adressensuche. Geben Sie hier die gewünschten Suchbegriffe ein, um im Suchergebnis der Suche die Adresse festzulegen, für die der Beleg angelegt werden soll. Hinsichtlich der zu verwendenden Berechnungsart (Brutto oder Netto-Berechnung) sowie der zu verwendenden Zahlungs- und Versandart erhält der Beleg bei der Neuanlage seine Vorgaben direkt von den bei der Adresse hinterlegten Vorgaben.

Hinweis:
Beim Buchen einer Gutschrift werden als Lagerartikel deklarierte Artikel dem Lager hinzugefügt.


Kopier. (Re)

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf der Grundlage eines vorhandenen Beleges einen neuen Beleg erstellen wollen. Es hat keine Bedeutung, welcher Adresse der zu kopierende Beleg zugeordnet ist.
Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Auswahldialog Beleg als Rechnung kopieren. Legen Sie in diesem Dialog fest, um welche Belegart es sich bei dem zu kopierenden Beleg handelt. In dem dem darauf folgenden Suchdialog Belegsuche können Sie nun wahlweise den zu kopierenden Beleg durch Eingabe von Suchkriterien im Reiter Suche über Adresse oder Suche über Beleg eingeben.
Nach Auswahl des gewünschten Beleges aus der Liste der gefundenen Belege entscheiden Sie durch eine entsprechende Beantwortung der Frage, ob der bestehende Auftraggeber beibehalten werden soll oder nicht.


Kopier. (Gu)

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf der Grundlage eines vorhandenen Beleges eine neue Gutschrift erstellen möchten. Es hat keine Bedeutung, welcher Adresse der zu kopierende Beleg zugeordnet ist.
Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Auswahldialog Beleg als Gutschrift kopieren. Legen Sie in diesem Dialog fest, um welche Belegart es sich bei dem zu kopierenden Beleg handelt. In dem dem darauf folgenden Suchdialog Belegsuche können Sie nun wahlweise den zu kopierenden Beleg durch Eingabe von Suchkriterien im Reiter Suche über Adresse oder Suche über Beleg eingeben.
Nach Auswahl des gewünschten Beleges aus der Liste der gefundenen Belege entscheiden Sie durch eine entsprechende Beantwortung der Frage, ob der bestehende Auftraggeber beibehalten werden soll oder nicht.


Löschen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen noch nicht gebuchten Beleg löschen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog Belegsuche. Legen Sie im Dialogfenster die gewünschten Suchkriterien fest und bestätigen Sie abschließend in der Liste der angezeigten Belege Ihre Auswahl.
Nach der Auswahl des Beleges werden Sie zur Beantwortung der Sicherheitsabfrage aufgefordert. Wird die Sicherheitsabfrage mit "Ja" beantwortet, so wird der ausgewählte Beleg und alle von ihm abhängigen Belege gelöscht.


Stapeldruck

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mehrere Belege auf einmal (im Stapel) auszudrucken. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in das Dialogfenster Stapeldruck. Innerhalb des Dialogfensters legen Sie fest, welche Belege gedruckt werden sollen.


Schließen

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Modul der Auftrags- und Rechnungsverwaltung geschlossen und Sie gelangen zurück in das Hauptmenü.


Buttons im Bearbeitenmodus

Rechnung

Nach Betätigen der Schaltfläche wird - abhängig von der Konfiguration - für den aktuellen Beleg die Rechnung und ggf. auch der Lieferschein gebucht. Dabei werden die Auftrags- und die Rechnungsnummer vergeben, der Lieferschein wird erstellt und die Rechnung in das Rechnungsausgangsbuch bzw. Kassenbuch eingetragen (abhängig davon, welches Buchungsziel für die Zahlart festgelegt wurde). Nach dem Buchungsprozess kann der Beleg nicht mehr bearbeitet werden.

Zur Steuerung dieses Ablaufes beachten Sie insbesondere die Konfiguration im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Globale Systemvorgaben/Belegvorgaben 1 bis 7.

Handelt es sich um einen Beleg mit der Zahlart Vorkasse, so wird der Lieferschein nicht automatisch gebucht. Sie erhalten in solchen Fällen einen entsprechenden Hinweis und können dann entscheiden, ob die Lieferung für diesen konkreten Fall gebucht werden soll.


Re-Storno

Dieser Button wird nur angezeigt, wenn es sich bei dem angezeigten Beleg um eine bereits gebuchte Rechnung handelt.

Durch Klick auf diesen Button wird die Rechnung storniert. Ein entsprechender Stornoeintrag wird im Rechnungsausgang bzw. im Kassenbuch eingetragen (abhängig von den Einstellungen der verwendeten Zahlart). Sie können in diesem Prozess einen entsprechenden Beleg ausdrucken. Zusätzlich wird der in den Globalen Systemvorgaben, Belegvorgaben 1, eingestellte Report als PDF-Dokument erzeugt und im Belegarchiv des Kunden hinterlegt.

Eine Rechnung kann nur storniert werden, wenn ihr im Rechnungsausgang keine Zahlungen zugeordnet sind. Löschen Sie in diesem Fall die Zahlungszuordnungen im Rechnungsausgang. Anschließend kann die Rechnung storniert werden.

Sollte beim Buchen der Rechnung eine Anzahlung verrechnet worden sein, dann gibt es zu dieser Rechnung zwei Einträge im Rechnungsausgang: die Rechnung selbst und ein Verrechnungseintrag für die Anzahlung. Bei beiden Einträgen wurde eine Zahlung in Höhe des Anzahlungsbetrages zugeordnet. Soll diese Rechnung storniert werden, so müssen vorher die Zahlungszuordnungen bei beiden Einträgen im Rechnungsausgang gelöscht werden.

Nach dem Stonieren kann der Beleg wieder bearbeitet und anschließend erneut eine Rechnung gebucht werden. Dabei entsteht eine neue Rechnungsnummer.

Der Lieferschein bleibt von dem Vorgang unberührt. Es findet also keine Warenbewegung statt.


Teilrechnung

Die Funktion Teilrechnung bietet Ihnen die Möglichkeit, bereits gelieferte bzw. lieferbare Positionen eines Auftrages dem Kunden zu berechnen und eine Folgerechnung für den Rückstand als Beleg zu generieren.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie zunächst in das Dialogfenster Teilrechnung anlegen...


Auftrag teilrechnung anlegen.jpg


Wählen Sie, welche Art der Positionsaufteilung verwendet werden soll und bestätigen Sie Ihre Auswahl.


Vorgang

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn der Kunde Ware aus dem aktuellen Beleg zurücksendet. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten:

Gutschrift (Erstattung)
Es wird eine Gutschrift wahlweise für die markierte oder für alle Positionen des Beleges angelegt. Verwenden Sie diese Option, um dem Kunden einen Betrag zu erstatten.
Positionen, die in die Gutschrift übernommen werden, können vor dem Buchen der Gutschrift wieder gelöscht werden. Ebenso ist es möglich, die Anzahl der Positionen zu verändern.
In der Gutschrift werden die Positionen mit positiver Anzahl aufgelistet.
Versandkosten, die in einer Gutschrift enthalten sind, erhöhen den Erstattungsbetrag.
Beim Buchen der Gutschrift wird diese ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen.
Je nach Konfiguration wird beim Buchen der Gutschrift ein Lieferschein für den Wareneingang gebucht oder nur angelegt.
Rücksendung (Retoure)
Es wird ein Auftrag angelegt, in dem wahlweise die markierte oder alle Positionen des aktuellen Beleges mit negativer Anzahl enthalten sind.
Verwenden Sie diese Option, um dem Kunden nach Erhalt der zurückgesendeten Ware eine Rechnung mit negativem Betrag zu stellen.
Die Positionen können vor dem Buchen des Beleges bearbeitet werden: Es können Mengen geändert sowie Positionen gelöscht werden. Darüberhinaus können auch andere Positionen hinzugefügt werden.
Beim Buchen der Rechnung wird diese ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen.
Je nach Konfiguration wird beim Buchen der Rechnung ein Lieferschein gebucht oder nur angelegt.
Reklamation (Austausch)
Es wird ein Auftrag angelegt, in den wahlweise die markierte oder alle Positionen des aktuellen Beleges übernommen werden. Die übernommenen Positionen werden jeweils 2 mal im Austausch-Beleg eingefügt: einmal mit negativer und einmal mit positiver Anzahl.
Verwenden Sie diese Option, wenn der Kunde defekte Ware zurückgesendet hat und Sie ihm im Austausch identische Artikel liefern möchten.
Die Positionen können vor dem Buchen des Beleges bearbeitet werden: Es können Mengen geändert sowie Positionen gelöscht werden. Darüberhinaus können auch andere Positionen hinzugefügt werden.
Beim Buchen der Rechnung wird diese ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen.
Je nach Konfiguration wird beim Buchen der Rechnung ein Lieferschein gebucht oder nur angelegt.


Abschlagsre.

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn entsprechend der im Beleg festgelegten Teil-/Ratenzahlung, eine Abschlagsrechnung erstellt werden soll. Diese Funktionalität steht nur bei Belegen mit NETTO-Faktura zur Verfügung.

Wenn eine Rechnung angelegt und unter dem Reiter Belegfuß eine Teil- und Ratenzahlung vorbereitet worden ist, gelangen Sie nach betätigen des Buttons Abschlagsre. in den Dialog Abschlagsrechnung erzeugen.

Es entsteht ein Auftrag für die Abschlagszahlung. Gleichzeitig wird die Abschlagszahlung als zusätzliche Position mit entsprechendem negativen Betrag in den Hauptbeleg eingefügt, so dass der Endbetrag entsprechend reduziert wird.

Hinweis:
Die Abschlagsrechnung wird hier nur angelegt aber noch nicht verbucht und somit auch nicht in das Rechnungsausgangsbuch
eingetragen! Erst wenn Sie zu diesem Beleg wechseln, kann er über den Button Rechnung verbucht werden.


Kom. + Res.

Mit dieser Schaltfläche werden für den aktuellen Vorgang die Waren im Lager reserviert. Je nach Konfiguration des Warenwirtschaftssystems enthält diese Schaltfläche unterschiedliche Beschriftungen und führt verschiedene Funktionen aus. Entscheidend hierfür ist die Konfiguration im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Gloable Systemvorgaben/Lagerbewegung Faktura sowie die Konfiguration im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Gloable Systemvorgaben/Belegvorgaben1.

  • Auto-Reserv.: Diese Bezeichnung erscheint, wenn unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP / Globale Systemvorgaben / Lagerbewegung-Faktura entweder die Option Rechnung -> Lieferschein oder Angebot -> Rechnung -> Lieferschein gewählt ist und ein Haken bei Nach dem Speichern autom. reservieren gesetzt ist.
  • Komm. + Res.: Diese Bezeichnung erscheint, wenn unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP / Globale Systemvorgaben / Reiter Lagerbewegung-Faktura die Reservierung eingeschaltet ist und in dem Reiter Belegvorgaben 1 die Option nur Lieferschein (WA) speicherneingestellt ist.
  • Kommission: Diese Bezeichnung erscheint, wenn unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP / Globale Systemvorgaben / Reiter Lagerbewegung-Faktura die Reservierung ausgeschaltet ist und in dem Reiter Belegvorgaben 1 die Option nur Lieferschein (WA) speichern eingestellt ist.
  • Ausliefern: AusliefernDiese Bezeichnung erscheint, wenn unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP / Globale Systemvorgaben / Reiter Belegvorgaben 1 die Option Lieferschein (WA) speichern und buchen eingestellt ist.
  • Lief. + Druck: Diese Bezeichnung erscheint, wenn unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP / Globale Systemvorgaben / Reiter Belegvorgaben 1 die Option Lieferschein (WA) speichern, buchen und drucken eingestellt ist.
  • Li drucken: Diese Bezeichnung erscheint, wenn unter Spezialmodule III / Konfiguration ERP / Globale Systemvorgaben / Reiter Belegvorgaben 1 die Option Lieferschein (WA) speichern und drucken ohne buchen eingestellt ist.


Auft. Bestell.

Hierbei handelt es sich um die Funktion für die Erstellung einer auftragsbezogenen Bestellung.


Refresh

Bei Betätigung der Schaltfläche erfolgt eine Aktualisierung der Daten. Dabei werden die Daten des Beleges aus der Datenbank neu gelesen.


eMail

Die Benutzung dieser Funktion setzt voraus, dass

  • in der Mitarbeiterverwaltung dem aktuellen Benutzer die Informationen eines eMail-Accounts hinterlegt wurde
  • das eMail-System in der Arbeitskonfiguration aktiviert wurde

Nach dem Betätigen der Schaltfläche werden Sie zunächst im Dialogfenster eMail-Suche zur Auswahl der gewünschten Empfänger-Emailadresse aufgefordert. Nach der Auswahl der eMail-Adresse erscheint die Abfrage: "Soll für die eMail ein Report verwendet werden?". Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, so werden Sie im nachfolgenden Dialogfenster zur Auswahl des gewünschten Reports aufgefordert.


SMS

Die Nutzung der Funktion setzt voraus, dass im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Gloable Systemvorgaben/Reiter eMail-SMS.Konfiguration für Belege im Bereich SMS-Konfiguration der SMS-Versand aktiviert und konfiguriert wurde.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in ein Dialogfenster zum Erfassen des zu versendenden SMS-Textes.


Drucken / ?

Bei Betätigung der Schaltfläche Drucken gelangen Sie bei entsprechender Konfiguration zunächst in den Auswahldialog für den zu verwendenden Report. Wählen Sie in diesem Dialog Ihre Reportauswahl, wählen das Druckziel aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Mit jedem Aufruf dieser Funktion wird der interne Druck-Zähler um Eins erhöht sowie das Druckdatum gespeichert.

Betätigen Sie die Schaltfläche ?, wenn Sie entweder das Layout eines Reports anpassen möchten oder eine Vorschau des Beleges erstellt werden soll.


Speichern

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die letzten Änderungen des Beleges in der Datenbank speichern möchten.


Zurück

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuellen Beleg schließen möchten, ohne die Auftrags- und Rechnungsverwaltung zu schließen. Falls die letzten Änderungen des Beleges noch gespeichert wurden, so werden Sie in einer Sicherheitsabfrage gefragt, ob die letzten Änderungen gespeichert oder verworfen werden sollen.


Schließen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Modul Auftrags- und Rechnungsverwaltung schließen möchten. Sollten zu diesem Zeitpunkt im Beleg noch nicht gespeicherte Änderungen enthalten sein, so werden Sie vor dem Schließen des Beleges in einem Sicherheitsdialog gefragt, ob die letzten Änderungen des Beleges gespeichert werden sollen.