Bestellungen

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Im Modul Bestellungen können für den Einkauf Bestellungen angelegt und verarbeitet werden.

Starten Sie das Modul aus dem Hauptmenü, Bereich Fakturierung oder über das entsprechende Symbol in der Symbolleiste.



Für jeden Wareneinkauf sollten Bestellungen als Basis verwendet werden. Eine Bestellung kann manuell angelegt oder aus der Bedarfsermittlung heraus erzeugt werden. Aus einem Auftrag kann auch eine auftragsbezogene Bestellung erzeugt werden.

Aus einer Bestellung kann später der Wareneingang erzeugt sowie eine Eingangsrechnung erfasst werden. Damit gliedert sich eine Bestellung in den Gesamtablauf der Faktura ein.


Bestellverwaltung.jpg


Buttons im Sichtmodus

Neu
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine neue Bestellung anlegen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche wählen Sie im Adress-Suchdialog den gewünschten Lieferanten aus.
Bearbeiten
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine vorhandene Bestellung einsehen oder bearbeiten möchten. Geben Sie nach dem Betätigen der Schaltfläche in der Suchmaske für Belegsuche die gewünschten Kriterien ein und wählen Sie aus dem Suchergebnis die gewünschte Bestellung aus.
Die entsprechend der Sucheinstellungen gefundenen Belege werden je nach Status farblich gekennzeichnet. So kann man z.B. schnell erkennen, ob für eine Bestellung bereits ein Wareneingang erfasst ist.
Löschen
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine vorhandene Bestellung löschen möchten. Geben Sie nach dem Betätigen der Schaltfläche in der Suchmaske für Belegsuche die gewünschten Kriterien ein und wählen Sie aus dem Suchergebnis die zu löschende Bestellung aus.
Stapeldruck
Über den Stapeldruck erhalten Sie die Möglichkeit, mehrere Belege auf einmal auszudrucken. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie zunächst festlegen, welche Belege gedruckt werden sollen.
Schließen
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Modul der Bestellverwaltung schließen möchten.


Buttons im Bearbeitenmodus

Bestellen
Mit dieser Schaltfläche verbuchen Sie eine Bestellung. Damit wird eine Eintragung im Lager vorgenommen, dass die in diesem Beleg enthaltenen Artikel in der jeweiligen Menge bestellt wurden. Dies wird auch in der Bedarfsermittlung berücksichtigt, so dass diese Produkte nicht noch ein zweites Mal für den Einkauf vorgeschlagen werden.
Teilbestellung
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie auf Grund gelieferter Teilmengen die ursprüngliche Bestellung in eine erledigte und eine offene Bestellung splitten möchten.
Lieferschein
Falls noch kein Wareneingangs-Lieferschein angelegt wurde, so betätigen Sie diese Schaltfläche um den Lieferschein zu erstellen. Nach Erstellen des Lieferscheines werden Sie in einem Dialog danach gefragt, ob Sie den Lieferschein bearbeiten möchten.
EK Lager
Wenn nach bereits erfolgtem Wareneingang erst die tatsächliche Einkaufspreise vorliegen, z.B. durch den nachträglichen Erhalt der Rechnung des Lieferanten, so können diese Preise nicht mehr im Lieferschein (WE) eingetragen werden, da dieser durch das Buchen des Wareneingangs abgeschlossen wurde.
Um für eine spätere Inventur die tatsächlichen Einkaufspreise der lagernden Artikel zu berücksichtigen, können Sie nach einer Korrektur der Preise im Bestell-Beleg diese durch Klick auf den Button EK Lager bei den im Lager befindlichen Artikeln hinterlegen.
Re anlegen
Betätigen Sie die Schaltfläche um zu der Bestellung eine Eingangsrechung zu erzeugen. Die erzeugte Rechnung wird in das Rechnungseingangsbuch eingetragen und der Status der Bestellung wird auf "abgeschlossen" gesetzt.
Hinweis:
Rufen Sie diese Funktion erst nach erfolgtem Wareneingang auf. 
Durch das Anlegen der Eingangsrechnung wird der Status der Bestellung auf "abgeschlossen" gesetzt und die vorhandenen
Bestellinformationen werden aus dem Lager gelöscht. Das Erfassen eines Wareneingangs ist so nicht mehr möglich!
Rückliefer.
Durch Klick auf diesen Button wird für die markierte Position oder für alle Positionen aus der aktuellen Bestellung ein Beleg für eine Rücklieferung erzeugt. Dabei handelt es sich um eine Bestellung, welche die entsprechenden Positionen mit negativen Mengen enthält.
Korrigieren Sie ggf. die Mengen, so dass dieser Beleg nur noch die tatsächlich zurückgelieferte Ware enthält. Anschließend kann zu diesem Rücklieferungsbeleg durch Klick auf den Button Lieferschein ein Lieferschein (WE) angelegt werden, welcher ebenfalls die Positionen mit negativen Mengen enthält. Durch Buchen des Lieferscheins wird die Ware wieder aus dem Lager ausgebucht.
Durch Klick auf den Button RE anlegen im Bestellbeleg der Rücklieferung können Sie eine Gutschrift des Lieferanten für den Rechnungseingang erfassen.
Abschluss
Durch das Betätigen der Schaltfläche erhält der aktuelle Beleg den Status abgeschlossen, d. h. er hat den Bearbeitungsstatus erledigt. Er ist im System nicht verbucht, dennoch kann er nicht weiter bearbeitet werden (vergleichbar mit einer geschlossenen Aktenmappe.) Da man eine Aktenmappe wieder öffnen kann und sie weiter bearbeiten kann, ist das mit der Bestellung natürlich auch möglich. Dazu rufen Sie die Bestellung auf, ignorieren die Meldung, dass sie nicht mehr bearbeitet werden kann und drücken den Button Abschluss noch einmal. Darauf weist eine Meldung Sie hin, dass diese Bestellung, mit Angabe des Datums, schon abgeschlossen wurde und fragt, ob Sie den Beleg wieder zur Bearbeitung freigeben möchten.
Refresh
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn der Beleg aus der Datenbank neu eingelesen werden soll.
eMail/SMS
Die Benutzung dieser Funktion setzt voraus, dass in der Mitarbeiterverwaltung dem aktuellen Benutzer die Informationen eines eMail-Accounts hinterlegt wurde und das eMail-System in der Arbeitskonfiguration aktiviert wurde.
Für die Nutzung der SMS-Funktion muss im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Gloable Systemvorgaben/Reiter eMail-SMS die Konfiguration für Belege im Bereich SMS-Konfiguration der SMS-Versand aktiviert und konfiguriert wurde.
Drucken /?
Bei Betätigung der Schaltfläche Drucken wird der Beleg mit dem Layout des für den aktuellen Benutzer festgelegten Standard-Reports gedruckt.
Ist kein Report als Standard festgelegt worden, so gelangen Sie zunächst in einen Auswahldialog. Markieren Sie in diesem Dialog den zu verwendenden Report, wählen das Druckziel aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Mit jedem Aufruf dieser Funktion wird der interne Druck-Zähler um Eins erhöht sowie das Druckdatum gespeichert.
Betätigen Sie die Schaltfläche ?, um in den o.g. Auswahldialog zu gelangen, z.B. um das Layout eines Reports anzupassen oder um eine Vorschau des Beleges (Ausgabe auf Bildschirm) aufzurufen.
Speichern
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die letzten Änderungen des Beleges in der Datenbank speichern möchten.
Zurück
Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuellen Beleg schließen möchten, ohne die Bestellverwaltung zu schließen. Falls die letzten Änderungen des Beleges noch nicht gespeichert wurden, so werden Sie in einer Sicherheitsabfrage gefragt, ob die letzten Änderungen gespeichert oder verworfen werden sollen.
Schließen
Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Modul der Bestellverwaltung geschlossen.


Inhalte der Reiter

Belegkopf

Der Reiter Belegkopf enthält die Eckdaten zum Auftragnehmer und Ansprechpartner sowie zum zugeordneten Projekt. Auch die Vorlauftexte für Bestellung und Auftrag sind hier einsehbar und editierbar.


Belegpositionen

Innerhalb des Reiters Belegpositionen findet die eigentliche Erfassung und Bearbeitung der Bestellung statt.


Belegfuß

Im Reiter Belegfuß sind Informationen zur Teilzahlungsvereinbarung sowie die Nachlauftexte des Beleges untergebracht.


Kalkulation

Im Reiter Kalkulation werden die für die Berechnung der Endsumme relevanten Teilsummen gegenübergestellt. Auch Informationen zu Transport und Versand sowie die Gegenüberstellung der Kosten nach HK2 und HK2.2. befinden sich in diesem Bereich.


Belegstatus

Im Bereich Belegstatus erhalten Sie Informationen zum Status des Beleges, z.B. Datum der Bestellung und Datum der Lieferung, sowie eine Auflistung der verwandten Belegen, z.B. zugehörige Wareneingangsbelege.


Dokumente

Innerhalb der Bestellverwaltung haben Sie die Möglichkeit einem Beleg Grafiken und OLE-Dokumente zuzuordnen.


Wiedervorlage

Nutzen Sie den Reiter Wiedervorlage, um für den aktuellen Beleg Aktivitäten bzw. Wiedervorlagetermine bei der aktuellen Lieferanten-Adresse einzutragen.