Lieferscheine

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Das Modul dient der Erstellung und der Bearbeitung von Lieferscheinen. Je nach Art des Lieferscheines erfolgen mit dem Buchen des jeweiligen Lieferscheines Lagerabgänge oder Lagerzugänge. Sie erkennen die unterschiedlichen Belegarten an den verschiedenen Belegkennungen WA (Warenausgang) und WE (Wareneingang).



Das Modul kann über den Button WA/WE aus der Symbolleiste heraus oder über die Navigationsgruppe Fakturierung mit dem Button Lieferscheine geöffnet werden.

Darüberhinaus gelangen Sie von verschiedenen Modulen aus durch durch Doppelklick auf einen entsprechenden Eintrag in einer Belegliste in das Lieferschein-Modul, wobei der ausgewählte Beleg hier auch gleich geöffnet wird. So können Sie z.B. aus dem Reiter Statistik (Deb.) der Adressverwaltung heraus einen Lieferschein des aktuellen Kunden öffnen.


Lieferscheinverwaltung1.jpg


Im Kopfbereich sind, sofern ein Beleg geöffnet ist, folgende Informationen bzw. Elemente sichtbar:

Adr-Nr.
Hierbei handelt es sich um die Nummer der Adresse, die dem aktuellen Beleg zugeordnet ist.
...
Durch das Betätigen dieser Schaltfläche wird die dem Beleg zugeordnete Adresse von der Adressverwaltung geöffnet.
Beleg-Nr.
Die angezeigte Belegnummer setzt sich aus der laufenden internen Belegnummer, einem Trennstrich und der Versionsnummer des Beleges zusammen.
Firma
Hier wird je nach Adressart (Privatperson oder Firma) entweder Nachname und Vorname des Kunden oder der Firmenname angezeigt.
Infotext
Für das Hinterlegen einer internen Information in Bezug auf den aktuellen Beleg steht Ihnen dieses Eingabefeld zur Verfügung.
Version
In diesem Feld wird Ihnen die Versionsnummer des aktuellen Beleges angezeigt. Sie dient der Information und ist nicht editierbar.
Belegstatus
Der hier angezeigte Status entspricht dem Status, der im Reiter Belegstatus im Bereich Belegfreigabestatus gesetzt ist.
Schaltflächen mit Pfeil nach links und rechts
Wenn in Bezug zum aktuellen Beleg Nachfolgebelege existieren, so ist die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts aktiviert.
Ist ein Nachfolgbeleg wie z.B. ein Auftrag vorhanden, so wird dieser bei Betätigen der Schaltfläche geöffnet.


Inhalte der Reiter

Belegkopf

Der Reiter Belegkopf enthält die Eckdaten bezüglich dem zugeordneten Projekt sowie der Zuordnung des Ansprechparters, des Auftraggebers, der Rechnungsanschrift und der Lieferanschrift. Auch die Vorlauftexte für Lieferschein und Auftrag sind hier einsehbar und editierbar.

Belegpositionen

Innerhalb des Reiters Belegpositionen findet die Positionserfassung und -bearbeitung für den aktuellen Beleg statt.

Belegfuß

Im Reiter Belegfuß sind Informationen zur Teilzahlungsvereinbarung sowie die Nachlauftexte des Beleges untergebracht.

Kalkulation

Im Reiter Kalkulation werden die für die Berechnung der Endsumme relevanten Teilsummen gegenübergestellt. Auch Informationen zu Transport und Versand befinden sich in diesem Bereich.

Belegstatus

Im Bereich Belegstatus erhalten Sie einen Überblick zum Freigabestatus des Beleges, sowie Informationen zu Vorgänger- und Nachfolgebelegen.

Dokumente

Innerhalb der Lieferscheinverwaltung haben Sie die Möglichkeit einem Beleg Grafiken und OLE-Dokumente zuzuordnen. Dafür steht der Reiter Dokumente zur Verfügung.

Wiedervorlage

Nutzen Sie den Bereich Wiedervorlage, um den Beleg im Rahmen der Aktivitätenverwaltung der aktuellen Adresse mit Ihrer oder der Wiedervorlage eines anderen Benutzers zu verknüpfen.


Buttons im Hauptfunktionsbereich

Buttons im Sichtmodus

Neu

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Lieferschein erstellen möchten.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie zunächst in den Suchdialog der Adressensuche. Geben Sie hier die gewünschten Suchbegriffe ein, um im Suchergebnis der Suche die Adresse festzulegen, für die der Beleg erstellt werden soll.

Bearbeiten

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie

  • einen vorhandenen Lieferschein weiter bearbeiten oder den Lieferschein möchten
  • einen bereits gebuchten Lieferschein einsehen oder drucken möchten

Die entsprechend der Sucheinstellungen gefundenen Belege werden je nach Status farblich gekennzeichnet. So kann man z.B. schnell erkennen, ob die Lieferung bereits gebucht ist.

Kopieren

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn auf Grundlage eines beliebigen vorhandenen Beleges einen neuen Lieferschein estellen möchten.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche werden Sie im Dialogfenster Beleg als Lieferschein kopieren zunächst zur Auswahl der Belegart aufgefordert.

Lieferscheinverwaltung Li kopieren.jpg

Legen Sie die gewünschte Belegart fest und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Anschließend öffnet sich das Dialogfenster Belegsuche. Legen Sie hier die gewünschten Kriterien für die Belegsuche fest und bestätigen Sie Ihre Eingaben. Alle entsprechend Ihren Vorgaben gefundenen Belege werden nun im Dialogfenster Belegauswahl mit den entsprechenden Beleg-Eckdaten aufgelistet. Wählen Sie nun den zu kopierenden Beleg aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Der zu kopierende Beleg wird anschließend im Modul Lieferscheinverwaltung geöffnet und Ihnen zur Kontrolle angezeigt. Handelt es sich um den richtigen zu kopierenden Beleg, bestätigen Sie die die Frage "Kopieren: Soll der Beleg .... kopiert werden?" mit "Ja".

Wenn sich die Adresse des Ursprungsbeleges von der Adresse des neuen Belegs unterscheidet, So beantworten Sie die Frage, ob der Auftraggeber beibehalten werden soll mit "Nein", um anschließend im Adress-Suchdialog die gewünschte Adresse festlegen zu können.

Löschen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen noch nicht gebuchten Beleg löschen möchten. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Dialog Belegsuche. Legen Sie im Dialogfenster die gewünschten Suchkriterien fest und bestätigen Sie abschließend in der Liste der angezeigten Belege Ihre Auswahl.

Nach der Auswahl des Beleges werden Sie zur Beantwortung der Sicherheitsabfrage aufgefordert. Wird die Sicherheitsabfrage mit "Ja" beantwortet, so wird der ausgewählte Beleg und alle von ihm abhängigen Belege gelöscht.

Stapeldruck

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, mehrere Belege auf einmal (im Stapel) auszudrucken. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in das Dialogfenster Stapeldruck. Innerhalb des Dialogfensters legen Sie fest, welche Belege gedruckt werden sollen.

Li. Storno

Betätigen Sie dise Schaltfläche, wenn der Sie die Buchnung eines Lieferscheines und die damit verbundenen Lagerbewegungen rückgängig machen wollen.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in den Suchdialog Belegsuche.

Mit der Stornierung des Lieferscheines werden die Bestände der betroffenen Positionen wieder in das Lager zurück gebucht (ausgehender Lieferschein) oder aus dem Lager heraus gebucht (eingehender Lieferschein).

Schließen

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird das Modul der Lieferscheinverwaltung geschlossen und Sie gelangen zurück in das Hauptmenü.


Buttons im Bearbeitenmodus

Tour zuord.

Wenn Sie das Modul der Tourenverwaltung nutzen, können Sie durch das Betätigen der Schaltfläche

  • die Zuordnung des aktuellen Lieferscheines einsehen
  • den aktuellen Lieferschein einer Tour zuordnen.

weitere Informationen

Lieferung

Durch das Betätigen der Schaltfläche erfolgt die Buchung des aktuelle Lieferscheines und damit verbundenen Bestandsveränderungen in den vorgesehenen Lagerorten.

Nach erfolgter Buchung des Lieferscheines erfolgt eine Änderung der Beschriftung der Schaltfläche in Li-Storno.

Lieferung mit Scanner
Beim Verbuchen eines Lieferscheines (Warenausgang) kann eine Einpackhilfe genutzt werden. Hierfür gelten folgende Voraussetzungen:
  • im Modul Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Globale Systemvorgaben/Reiter Belegvorgaben3 im Bereich Lieferung mit Scannerunterstützung wurde die Option Lieferung mit Scanner zusammenstellen aktiviert
  • im Beleg wurde eine Versandart eingestellt, bei der die Option Scanner aktiv auf "Ja" gesetzt ist. Diese Einstellung wird unter Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Versandart/Reiter Details vorgenommen.
Wurde Ihr System entsprechend konfiguriert, so erscheint vor dem Buchen des Lieferscheines das Dialogfenster Lieferung mit Scanner.
Lieferung von SNR-Artikeln
Sind im Beleg Artikel-Positionen enthalten, die als seriennummernpflichtige Artikel deklariert wurden, erscheint automatisch für jede betroffene Position der Dialog zur Auswahl der Seriennummer, die ausgeliefert werden soll.

Teil-Liefer

Mit dieser Schaltfläche kann eine Teillieferung erzeugt werden, obwohl der Vorgängerbeleg, in diesem Fall ist das eine Rechnung, schon gebucht worden ist. Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem Sie festlegen, welche Positionen in welcher Menge ausgeliefert werden sollen. Das Dialogfenster Teillieferung enthält zwei Tabellen, wobei die obere Tabelle die zu liefernden Positionen anzeigt. Um festzulegen, dass eine Position ausgeliefert werden soll gehen wie folgt vor:

  • Markieren Sie in der unteren Tabelle die gewünschte Position.
  • Betätigen Sie die Schaltfläche Liefern.

Die obere Tabelle stellt die Positionen dar, die sich im ausgewählten Lieferschein befinden. Mit Hilfe der Schaltfläche Nicht liefern wird eine selektierte Position in die untere Tabelle verschoben. Aus den Positionen der unteren Tabelle wird dann ein zweiter Lieferschein erzeugt und der erste Lieferschein entsprechend abgeändert. Mit Hilfe der Schaltfläche Liefern wird die selektierte Position von der unteren in die obere Tabelle verschoben. Mit der Schaltfläche OK werden die Änderungen übernommen und mit der Schaltfläche Abbrechen verworfen.

Rechnung

Durch das Betätigen der Schaltfläche wird der zum aktuellen Lieferschein gehörende Auftrgs- bzw. Rechnungsbeleg geöffnet.

Existiert zu dem aktuellen Lieferschein kein Auftrags-/Rechnungsbeleg, so kann jetzt ein solcher erstellt werden.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche muss in diesem Fall der nachfolgende Sicherheitsdialog, ob ein Rechnungsbeleg (Auftrag) erstellt werden soll mit "Ja" beantwortet werden. :Nachdem der Auftrag erstellt wurde, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl, wie mit dem erstellten Beleg weiter verfahren werden soll:
  • Rechnung buchen und drucken
  • Rechnung buchen
  • Rechnung bearbeiten
Wählen Sie im Auswahldialog die gewünschte Option und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch das Betätigen der Schaltfläche OK. Betätigen Sie innerhalb des Auswahldialoges die Schaltfläche Abbruch, so erhalten Sie die Information, dass der Beleg unter der Belegnummer xxxx gespeichert wurde und verbleiben im Modul der Lieferscheinverwaltung.

Teil-Rechnung

Befinden sich im aktuellen Lieferschein nicht alle Positionen, die auch in dem zugehörigen Auftrag sind, dann können Sie mit Hilfe dieses Buttons eine Teil-Rechnung erstellen. Dies kann z.B. nach einer durchgeführten Teillieferung genutzt werden.

Der zugehörige Auftrag wird dann geteilt, so dass die Psoitionen, welche auch im Lieferschein enthalten sind, Bestandteil des ersten und alle übrigen Positionen Bestandteil eines zweiten Auftrags sind.

Vorgang

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn der Kunde Ware aus dem aktuellen Beleg zurücksendet. Es werden die folgenden Optionen zur Auswahl angeboten:

Gutschrift (Erstattung)
Es wird eine Gutschrift wahlweise für die markierte oder für alle Positionen des Beleges angelegt. Verwenden Sie diese Option, um dem Kunden einen Betrag zu erstatten.
Positionen, die in die Gutschrift übernommen werden, können vor dem Buchen der Gutschrift wieder gelöscht werden. Ebenso ist es möglich, die Anzahl der Positionen zu verändern.
In der Gutschrift werden die Positionen mit positiver Anzahl aufgelistet.
Versandkosten, die in einer Gutschrift enthalten sind, erhöhen den Erstattungsbetrag.
Beim Buchen der Gutschrift wird diese ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen.
Je nach Konfiguration wird beim Buchen der Gutschrift ein Lieferschein für den Wareneingang gebucht oder nur angelegt.
Rücksendung (Retoure)
Es wird ein Auftrag angelegt, in dem wahlweise die markierte oder alle Positionen des aktuellen Beleges mit negativer Anzahl enthalten sind.
Verwenden Sie diese Option, um dem Kunden nach Erhalt der zurückgesendeten Ware eine Rechnung mit negativem Betrag zu stellen.
Die Positionen können vor dem Buchen des Beleges bearbeitet werden: Es können Mengen geändert sowie Positionen gelöscht werden. Darüberhinaus können auch andere Positionen hinzugefügt werden.
Beim Buchen der Rechnung wird diese ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen.
Je nach Konfiguration wird beim Buchen der Rechnung ein Lieferschein gebucht oder nur angelegt.
Reklamation (Austausch)
Es wird ein Auftrag angelegt, in den wahlweise die markierte oder alle Positionen des aktuellen Beleges übernommen werden. Die übernommenen Positionen werden jeweils 2 mal im Austausch-Beleg eingefügt: einmal mit negativer und einmal mit positiver Anzahl.
Verwenden Sie diese Option, wenn der Kunde defekte Ware zurückgesendet hat und Sie ihm im Austausch identische Artikel liefern möchten.
Die Positionen können vor dem Buchen des Beleges bearbeitet werden: Es können Mengen geändert sowie Positionen gelöscht werden. Darüberhinaus können auch andere Positionen hinzugefügt werden.
Beim Buchen der Rechnung wird diese ins Rechnungsausgangsbuch eingetragen.
Je nach Konfiguration wird beim Buchen der Rechnung ein Lieferschein gebucht oder nur angelegt.

Reserv. / ...

Falls Sie die Artikel, die in diesem Lieferschein eingetragen wurden, reservieren möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Reserv. Es werden dann alle Artikel dieses Lieferscheines reserviert.

Soll eine bereits vorhandene Reservierung erneut ausgeführt werden, z.B. weil nach der Durchführung der ersten Reservierung der Lagerort für einzelne Positionen geändert wurde, so klicken Sie ebenfalls auf diesen Button. In diesem Fall wird erst die bestehende Reservierung aufgehoben und anschließend erneut reserviert.

Falls Sie einzelne Artikel nicht mehr reservieren oder die reservierten Bestände für andere Aufträge freigeben möchten, wechseln Sie in den Reiter Belegpositionen und Unterreiter Status. Dort betätigen Sie die Schaltfläche Reservierung aufheben (Reservierung wird komplett aufgehoben.) oder die Schaltfläche reservierten Bestand freigeben (Reservierung wird vorübergehend bis zum nächsten Materialeingang freigegeben.)

Durch Klick auf den rechten der beiden Buttons wird der Reservierungsassistent für den aktuellen Beleg geöffnet.

Hinweis:
Sie können auch die automatische Reservierung nutzen. Die Voreinstellungen dafür finden Sie
im Bereich Spezialmodule III/Konfiguration ERP/Globale Systemvorgaben/Lagerbewegung-Faktura.

Abschluss

Mit dem Button Abschluss wird der erstellte Beleg abgeschlossen, d. h. er hat den Bearbeitungsstatus erledigt. Er ist im System nicht verbucht, dennoch kann er nicht weiter bearbeitet werden (vergleichbar mit einer geschlossenen Aktenmappe.) Eventuelle Reservierungen im Lager werden durch den Abschluss wieder freigegeben. Da man eine Aktenmappe wieder öffnen kann und sie weiter bearbeiten kann, ist das mit dem Lieferschein natürlich auch möglich. Dazu rufen Sie den Lieferschein auf, ignorieren die Meldung, dass er nicht mehr bearbeitet werden kann und drücken den Button Abschluss noch einmal. Darauf weist eine Meldung Sie hin, dass dieser Lieferschein, mit Angabe des Datums, schon abgeschlossen wurde und fragt, ob Sie ihn wieder zur Bearbeitung freigeben möchten.

Durch den Abschluss eines Lieferscheins wird keine Lagerbewegung ausgelöst.

Refresh

Mit Betätigen der Schaltfläche wird der Beleg aus der Datenbank erneut eingelesen. Etwaige Änderungen, die nach dem Öffnen bzw. nach dem letzten Speichern vorgenommen wurden, werden dabei verworfen.

eMail

Die Benutzung dieser Funktion setzt voraus, dass

  • in der Mitarbeiterverwaltung dem aktuellen Benutzer die Informationen eines eMail-Accounts hinterlegt wurde
  • das eMail-System in der Arbeitskonfiguration aktiviert wurde

Nach dem Betätigen der Schaltfläche werden Sie zunächst im Dialogfenster eMail-Suche zur Auswahl der gewünschten Empfänger-Emailadresse aufgefordert. Nach der Auswahl der eMail-Adresse erscheint die Abfrage: "Soll für die eMail ein Report verwendet werden?". Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, so werden Sie im nachfolgenden Dialogfenster zur Auswahl des gewünschten Reports aufgefordert.

SMS

Die Nutzung der Funktion setzt voraus, dass in den Gloablen Systemvorgaben im Reiter eMail-SMS-Konfiguration für Belege im Bereich SMS-Konfiguration der SMS-Versand aktiviert und konfiguriert wurde.

Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangen Sie in ein Dialogfenster zum Erfassen des zu versendenden SMS-Textes.

Drucken / ?

Bei Betätigung der Schaltfläche Drucken wird, wenn für dieses Modul bereits ein Standardreport festgelegt ist, der aktuelle Beleg mit dem Standardreport gedruckt.

Mit jedem Aufruf dieser Funktion wird der interne Druck-Zähler um Eins erhöht sowie das Druckdatum gespeichert.

Wurde für dieses Modul noch kein Standardreport festgelegt, so gelangen Sie durch Klick auf den Button Drucken in den Auswahldialog für den zu verwendenden Report. Wählen Sie in diesem Dialog Ihre Reportauswahl, wählen das Druckziel aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Betätigen Sie die Schaltfläche ?, so gelangen Sie in den Auswahldialog für den zu verwendenden Report, unabhängig davon, ob ein Standardreport festgelegt ist. Dies kann genutzt werden, wenn z.B. ein anderer als der Standardreport zum Druck verwendet oder wenn das Layout eines Reports angepasst werden soll.

Speichern

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die letzten Änderungen des Beleges in der Datenbank speichern möchten.

Zurück

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie den aktuellen Beleg schließen möchten, ohne die Lieferscheinverwaltung zu schließen. Falls die letzten Änderungen des Beleges noch gespeichert wurden, so werden Sie in einer Sicherheitsabfrage gefragt, ob die letzten Änderungen gespeichert oder verworfen werden sollen.

Schließen

Betätigen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Modul Lieferscheinverwaltung schließen möchten. Sollten zu diesem Zeitpunkt im Beleg noch nicht gespeicherte Änderungen enthalten sein, so werden Sie vor dem Schließen des Beleges in einem Sicherheitsdialog gefragt, ob die letzten Änderungen des Beleges gespeichert werden sollen.